Суммированный учет рабочего времени и как его ввести в организации

На любом предприятии или ИП ведется учет рабочего времени. При этом график работы может быть стандартным (9 часов в день или 40 часов в неделю), сменным, ненормированным, гибким и т. д. Однако, когда рабочий график не вписывается ни в один из них, то, скорее всего, в компании нужно вводить суммированный учет рабочего времени. Такой способ позволит учитывать рабочее время не по дням или неделям, а за месяц, квартал или другой учетный период, но не более года или не более чем за 3 месяца при вредной работе.

При суммированном учете рабочего времени график работы для сотрудников составляется ежемесячно. Регламентирует суммированный учет статья 104 Трудового кодекса. Ограничений для введения такого учета нет, однако должно быть его обоснование руководителем. Чаще всего суммированный учет применяется при сезонной работе, а также когда происходят наплывы и спады объемов работ, например, покупателей в супер-маркетах и в иных обстоятельствах.

По трудовому законодательству порядок ведения суммированного учета рабочего времени устанавливают согласно правилам внутреннего трудового распорядка (ВТР), которые существуют на предприятии (ст. 104 ТК РФ). А сам процесс ведения и другие вопросы, связанные с суммированным учетом, регулируются внутренними локальными нормативными актами (ЛНА). И хотя устанавливается такой учет приказом руководителя, учитывать надо и мнение профсоюза организации, а также брать согласие каждого работника.

Как ввести суммированный учет рабочего времени

Суммированный учет рабочего времени может распространяться на всех работников или же только на отдельных. При этом есть ряд сотрудников, для которых суммированный учет обязателен:

• работники, занимающиеся добычей;
• сотрудники, работающие по гибкому графику;
• водители;
• члены экипажей гражданской авиации.

Но в любом случае с каждым из них эти условия должны быть прописаны в трудовом договоре.

Если в правилах ВТР, существовавших на предприятии до сих пор, не предусмотрен суммированный учет рабочего времени сотрудников, а теперь возникла необходимость ввести такие изменения, их вносят согласно российскому трудовому законодательству. С документами же, определяющими введение нового учета рабочего времени, в обязательном порядке должны быть ознакомлены все члены рабочего коллектива, которых он касается. И каждый из этих работников обязан расписаться в том, что он ознакомлен с данным порядком учета его рабочего времени и согласен с этим.

Перед введением нужно определиться с учетным периодом, за какой период будет считаться рабочее время:

• 1 месяц;
• 3 месяца;
• 6 месяцев;
• иной промежуток времени, но не более 1 года (или не более 3-х месяцев – для работников вредного и опасного производства).

При этом новые правила рабочего времени перед их введением утверждаются с учетом мнения избирательного органа рабочих предприятия или профсоюза, куда работодатель направляет проект акта об изменениях и обоснование по нему. Далее, не позже 5-дневного срока после предоставления проекта, профсоюзный комитет обязан дать мотивированный ответ в письменном виде, согласен ли он с нововведением.

Если профсоюзный орган не согласен, работодатель должен провести дополнительные консультации, собрание сотрудников, чтобы достичь взаимопонимания. Если профсоюзного органа или организации на данном предприятии нет или в ней числится менее половины штата, то на общем собрании сотрудники могут поручить представлять интересы коллектива избранному из их числа представителю.

После согласия профсоюза или иного органа на введение суммированного учета рабочего времени на предприятии, издается соответствующий приказ, с которым знакомятся работники. Также работодатель обязательно должен предоставить график работ, чтобы ознакомить сотрудников с новым режимом работы.

График работы каждого работника вводится обычно приказом руководителя. А поскольку в законодательстве отсутствует статья о сроках и форме ознакомления штата предприятия с графиком работы, предоставляется это право руководителю. Он самостоятельно устанавливает срок и порядок, согласно которому сотрудники знакомятся с ним. Но надо помнить, что работники должны о нем знать заранее (желательно за 1 месяц до начала периода).

Инструкция по введению суммированного учета рабочего времени

• Издается приказ о введении суммированного учета рабочего времени (не менее чем за 2 месяца до начала введения);
• Утверждается перечень должностей, на которых распространяется суммированный учет;
• Готовятся и вносятся изменения в правила ВТР;
• Уведомляются сотрудники о введении суммированного учета и под подпись их знакомят с принимаемыми локальными нормативными актами (также не менее чем за 2 месяца до введения);
• Подписываются работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам об изменениях условий труда;
• Утверждаются новые графики работ и с ними знакомятся работники под подпись;
• Организовывается суммированный учет рабочего времени.

Как вести суммированный учет рабочего времени

Обязанность за соблюдением порядка ведения суммированного учета рабочего времени, которое отработал фактически каждый сотрудник, возложена, как правило, на руководителя предприятия. Для этого вводятся специальные формы документов. Составляется так же и табель, в котором ведется учет фактического рабочего времени. Причем табель учета составляется в единственном экземпляре. Заполняет его сотрудник, которому эта работа поручена.

Табель необходимо сдавать в бухгалтерию предприятия. Он является документом для расчетов и начисления работникам предприятия зарплаты. Табель хранится обычно в течение 5 лет, а в случае, когда на предприятии опасные и тяжелые условия работы, то в течение 75 лет. Как правило, табель заполняется раз в месяц, но если на предприятии выдается аванс, то табель нужно заполнять дважды в месяц и сдавать в бухгалтерию перед выдачей аванса и перед выдачей остальной части зарплаты.

Ответственность за нарушения

Трудовой Кодекс предусматривает ответственность работодателей за различные нарушения законодательства в сфере труда и учета рабочего времени в частности. За подобные нарушения законов предусматриваются некоторые санкции, например, административные штрафы на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей и в размере не более 50 000 рублей на юридических лиц. Помимо этого может еще быть применена остановка деятельности предприятия сроком до 90 дней.

Частые вопросы при суммированном учете рабочего времени

1. Какова сумма оплаты труда сотрудника, если его смена согласно условиям суммированного учета рабочего времени совпадает с праздничным днем?

Работа в день, считающийся по закону праздничным, включается в месячный график суммированного учета и никакими знаками не отличается. Только это вовсе не значит, что оплачиваться этот день должен так же, как обычный. Согласно российскому законодательству, работа в выходные или нерабочие праздничные дни должна быть оплачена в двойном и более размере от ставки оплаты в обычный день.

По законодательству работа в дни, установленные законом как праздничные, причем независимо, от того как установлен график сменности, утвержденный на предприятии, обязательно оплачивается по повышенному тарифу. В случае нарушения установленного кодексом порядка оплаты, работник может обратиться в суд, так как в этом случае нарушается трудовое законодательство России.

Причем оплата работы в праздничный день начисляется работнику не по сменам в учетном табеле, а в конце каждого месяца, с оформлением дополнительной оплаты. Только следует помнить, что по двойному тарифу оплачиваются только те часы, которые были на самом деле отработаны в период праздничного времени (от 0 до 24 часов праздничного дня). Часть рабочей смены после истечения праздничных суток, оплачивается по обычной ставке. Если эта работа считается также и сверхурочной, то она не будет учтена еще и как сверхурочная, поскольку, уже оплачена по двойному тарифу.

2. Как должен оплачиваться труд работника, привлеченного к сверхурочной работе в ночное время при суммированном учете?

Сверхурочной принято считать работу, которую сотрудник выполняет сверх графика и установленной длительности рабочего времени. Причем это количество сверхурочных часов не должно быть более чем 4 рабочих часа двух рядом стоящих дня, а также больше, чем 120 часов за весь год. И оплачивается сверхурочная работа по тарифам, определенным законом для этого случая:

• первые 2 часа оплачиваются – в 1,5 раза выше ставки времени работы по графику;
• все последующие часы – в 2 раза выше.

Работник может за внеурочную работу взять дополнительный выходной вместо повышенной оплаты.

Ночным принято по закону считать время от 22:00 часов вечера до 6:00 утра следующих суток. Здесь оплачивается работа с доплатой в размере 20% от дневной ставки.

Следует также знать, что в Трудовом кодексе нет указаний насчет того, чтобы один вид доплат заменять другим. То есть в условиях применяются оба вида доплаты за труд ночью и во внеурочное время.

Закон не конкретизирует, от какой суммы зарплаты работнику выплачивается повышенный размер ставки за сверхурочную работу. В конце учетного периода сопоставляются фактически отработанные в ночное время часы для того, чтобы определить размер выплаты. Поэтому эта информация должна быть доведена до всех сотрудников. Они должны знать, сколько им будут платить за их работу, в том числе и за внеурочные и праздничные часы.

Такой расчет оплаты сверхурочных работ в ночное время не единственный. Просто этот вариант считается самым приемлемым для отношений работника с работодателем. При таком варианте оплаты конфликтных ситуаций будет возникать гораздо меньше.

Чтобы свести к минимуму риск появления судебных споров, необходимо закрепить порядок выплаты компенсаций (или предоставления «отгулов») в специальном документе, с которым должен быть ознакомлен каждый работник.

3. Можно ли перенести фактически отработанные часы, превышающие установленный лимит в одном учетном периоде при суммированном учете рабочего времени, на следующий период с учетом соблюдения этого лимита?

Согласно закону работодатель не должен допускать превышение нормы длительности времени работы каждого сотрудника предприятия за данный период, за который проводится учет. При суммированном же учете за неделю или хотя бы один день это время может превысить норму. Если такое превышение компенсировано меньшим количеством часов работы в другие дни в пределах последующих учетных периодов, то продолжительность рабочего времени, оговоренная законом о труде, не будет законодательно нарушена. В этом случае работнику переносят время, которое он фактически отработал, на другие дни.

Если же по истечении учетного периода, который установлен на предприятии, выявляется, что работник отработал больше допустимого времени, работодателем должна быть произведена доплата как за сверхурочную работу. В случае отказа работодателя в такой оплате, работник может обратиться в суд. Именно по этим причинам рекомендуется не допускать перенос рабочего времени с одного учетного времени на другой, а лучше специально оговаривать это с работником заранее.