Прием сотрудников на работу: пошаговая инструкция

Перед непосредственным приемом на работу и оформлением существуют несколько этапов, которые предусмотрены законодательством, такие как медицинское обследование, избрание на должность, либо выбор претендента на должность на конкурсной основе или др. 

Шаг 1. Мед. обследование

Перед тем, как приступить работнику к выполнению своих обязанностей, сотрудник должен пройти медицинское обследование. Это касается следующих категорий граждан: 

1. Несовершеннолетние лица.

2. Лица, приступающие к работе в торговле, в сфере общественного питания, а также работники пищевой промышленности, должны пройти медицинское обследование предварительно (перед поступлением на работу) и повторять процедуру периодически (ежегодно - для работников, не достигших 21 года) в обязательном порядке.

Шаг 2.Гражданско-правовой договор

Должностные инструкции (не обязательно)

Должностные инструкции - перечень обязанностей работника. Предоставление должностной инструкции не обязательно, однако этот шаг поможет избавиться от ряда проблем и недоразумений, возникших между заинтересованными сторонами уже в ходе работы.

Должностные инструкции составляются и подписываются в двух экземплярах, одна копия – работнику, вторая - работодателю.

Посмотреть и скачать образцы должностных инструкций можно в нашем специальном разделе.

Шаг 4. Заключение согласно штатному расписанию трудового договора

Конвенция, принятая работодателем и его сотрудником выраженное в письменной форме называют трудовым договором. В данном договоре идет перечень прав и обязательств, которые не противоречат трудовому кодексу Российской Федерации, в противном случае договор может быть признан недействительным.  

В соответствии со статьей 67 ТК РФ договор имеет право на существование только в письменной форме, составлен и подписан сторонами в двух экземплярах. При заключении трудовых договоров с определенными категориями граждан трудовым законодательством и другими нормативными правовыми актами, которые излагают нормы трудового права, может предусматриваться согласование вероятности заключения трудовых договоров или договорных условий с определенными органами либо лицами, которые не являются работодателями по данным договорам. Либо составление договора более чем в двух экземплярах.  

В трудовой договор должы быть включены определенные сведения: обязательные условия ( ч.1 и ч.2 ст. 57 ТК РФ), либо дополнительные (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

В трудовом договоре непременно должны найти свое отражения следующие позиции:

1. В трудовом договоре можно указать испытательный срок. В случае неудовлетворительной работы можно уволить не подходящего сотрудника.

2. Обязательно необходимо прописывать место работы сотрудника с обозначенным структурным подразделением в трудовом договоре.

3. В трудовом договоре обязанности сотрудника должны быть прописаны конкретно и четко, или же должностные инструкции отражают обязанности.

4. В трудовом договоре непременно прописывается размер заработной платы.

5. Имеет место отражение отдыха сотрудника и режима труда.

Трудовой договор подразделяется на некоторые виды: на определенный срок (срочный договор либо контракт), а также на неопределенный срок (чаще всего используют на практике). Если при окончании срока действия договора, работник продолжает трудиться на предприятии, считается, что договор переведен в бессрочный. Работник должен подписать трудовой договор в двух экземплярах. Один - работнику, а работодателю другой экземпляр.

Трудовой договор образец 2011 года есть в нашем специальном разделе. Пример бланка трудового договора действительного на 2011 год, скачать образец которого можно прямо на данной странице.

Если рабочий день более либо менее стандартного восьми часового дня, то целесообразно составить штатное расписание. В данной ситуации в трудовом договоре указывается, что согласно штатному расписанию производится оплата труда. 

Шаг 5. Заключение договора о материальной ответственности

Договор о полной индивидуальной МО - не обязательный, но желаемый документ при приеме на работу сотрудника. Договор не имеет унифицированной формы, однако существуют устоявшиеся пункты, которые этот документ должен содержать

Данный договор составляется преимущественно для служащих магазинов, складов, производственных точек, а также нередко для простых офисных сотрудников - в отношении офисной техники. Заключение договора о полной материальной ответственности также целесообразно при использовании в работе денег, либо других ценностей. Договор подписывается в двух экземплярах, одна копия - работнику, другая - работодателю. Скачать образец Договора о полной индивидуальной МО вы можете в специальном разделе нашего сайта.

Также важно отметить такой документ, как договор о коммерческой тайне, который имеет место быть в большинстве сегодняшних коммерческих организациях. Данный договор заключается по желанию, подписывается сторонами не только положение о коммерческой тайне, но и соглашение о неразглашении коммерческой тайны.

Шаг 6. Сотрудник пишет заявление на работу

При приеме на работу работник составляет и подписывает заявление в обязательном порядке. Заявление о приеме на работу согласуется заявителем с руководителем структурного подразделения предприятия, в которое он принимается на работу, о чем на заявлении делается соответствующая письменная отметка (виза).

Заявление о приеме на работу должно содержать резолюцию, а также отметку об исполнении документа. Если заявление о приеме на работу рассматривается директором компании положительно, то производится последующее документирование приема соискателя на работу.

Шаг 7. Регистрация трудового договора и договора о МО в книге

Книга регистрации трудовых договоров.

Сотрудник, получивший договора о МО и трудовой, расписывается о получении в книге регистрации. В случае чего, работодатель всегда сможет доказать, что служащему данные документы были выданы на руки.  

Образец: Книга регистрации трудовых договоров - скачать документ

Шаг 8. Публикация приказа о приеме на работу.

Приказ о приеме на работу подписывается после заключения трудового договора работником и работодателем. Существуют унифицированные формы приказа о приеме на работу, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г форма № Т-1 «приказ, либо распоряжение о приеме на работу» и утвержденная форма № Т-1а «о приеме работников». 

Применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору, и его содержание должно в точности соответствовать условиям, прописанным в заключенном трудовом договоре. В идеале трудовой договор и приказ о приеме на работу не просто не должны противоречить друг другу, но должны прямо совпадать. 

Для оформления приказа о приеме на работу (приказа о назначении на должность) применяется форма N Т-1 - на одного работника, форма N Т-1а - на группу работников. Составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работников на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работниками трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Период работы" графа "по" не заполняется.

Факт своего ознакомления с текстом приказа сотрудник подтверждает личной подписью. Согласно действующему законодательству, на ознакомление с приказом сотруднику дается три дня с момента фактического начала работы. После этого в течение 5 дней со дня начала работыв трудовую книжку сотрдуника работодателем должна быть внесена запись о приеме на работу. Здесь следует обратить внимание: не стоит спешить с внесением этой записи — лучше дождаться фактического выхода сотрудника на работу, ознакомить его с приказом и только после этого делать соответствующую запись в трудовой книжке. Это связано с тем, что, если работник, подписав трудовой договор, так и не вышел на работу в оговоренные сроки, организация может аннулировать договор в одностороннем порядке (ст. 61 ТК РФ), а аннулировать запись в трудовой книжке - уже сложнее.

Шаг 9. Отражение записи о приеме на работу в трудовой книжке.

В трудовой книжке также создается отметка. Возможно, сначала просто принять трудовую книжку, а впоследствии работы сделать запись. В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель (исключение составляют работодатели, являющиеся физическими лицами, но не являющиеся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки отдельно по сотрудникам, который проработал у него от пяти дней, в том случае, когда данная работа у работника является основным заработком. Работодатель должен оформить трудовую книжку, если она ещё не была заведена у работника. Если помимо основной работы, работник также трудится и на другой работе (по совместительству), то на основании документов подтверждающих этот факт, по желанию работника, сведения отражают в трудовой книжке по месту основного заработка.   

Шаг 10. Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек.

Необходимо отразить сведения в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к этим книгам, а также заполняем Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к этим книгам. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69 утверждены формы данных документов. Регистрировать личные карточки сотрдуников можно, например, в журнале учета личных карточек.

Шаг 11. Оформление личной карточки на служащего

На каждого работника необходимо оформить личную карточку. Затем под роспись в личной карточке, необходимо ознакомить каждого работника с отраженными в карточке записями, а также с записями, внесенными в трудовую книжку. Существуют унифицированные формы утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. Это форма № Т-2 «личная карточка», форма № Т-2ГС(МС) «личная карточка государственного (муниципального) служащего», а также форма  № Т-4 "учетная карточка научного, либо научно-педагогического работника". На этом этапе важно помнить лишь то, что карточки положено вести на бумажном носителе, так как с записями в них о приеме на работу, переводах и т.п. сотрудника следует ознакомлять под роспись.

Шаг 12. Оформление личного дела работника (не обязательно)

Порядок оформления личного дела сотрудников

Шаг 13. После оформления: Постановка на учет в органах

Если работодатель впервые принимает на работу служащих, то ему необходимо встать (в определенные сроки) на учет как работодатель, в следующие органы:

1. В пенсионный фонд, в срок до 30 дней.

2. В ФСС, необходимо встать на учет до 10 дней.

3. В ФОМС, до 30 дней.

Каждый новый трудовой договор необходимо зарегистрировать в:

1. Пенсионном фонде.

2. ФСС.

Отказ в регистрации трудового договора по причинам нарушения трудового законодательства, низкого оклада, либо имеющейся задолженности работодателя, законодательством РФ не предусмотрен.

Медицинский полис на сотрудника

На каждого работника нужно в страховой компании получить медицинский полис, и выдать его работнику на руки. Работник, с 1 марта 2011 года, должен самостоятельно оформить данный полис.  

Штрафы

Штрафы начисляются за неправильное оформление, не постановку на учет, либо за не оформление в соответствующих фондах, согласно статье 5.27 Нарушение законодательства о труде и об охране труда (Кодекс РФ об административных правонарушениях).

Индивидуальному предпринимателю начисляется штраф в размере от одной до пяти тысяч рублей, или административное наказание (приостановление деятельности предпринимателя на срок до девяноста суток).

Организациям начисляются штрафы от тридцати до пятидесяти тысяч рублей, или административное наказание (приостановление деятельности организации на срок до девяноста суток).

Социальные отчисления на работников и налоги с зарплаты

НДФЛ должен отчислять работодатель со ставкой 13% за каждого работника, и помимо этого со своего дохода идут перечисления в ФФОМС, ПФР, ФСС, ТФОМС. Данные отчисления начисляются в зависимости от вида деятельности и выбранного налогового режима.

 Режим неполного рабочего времени