Первичные учетные документы организаций и ИП

Первичные документы или правильнее документы первичного учета или, как еще их называют, «первичка» – это такие документы, которые являются обязательной составляющей бухгалтерского учета, который должны вести как юридические лица, так и ИП. Согласно ФЗ № 402 о бухгалтерском учете первичные документы должны использоваться при совершении каждого факта хозяйственной жизни: при сделках и иных хозоперациях. Это касается, безусловно, реальных фактов из хозжизни предприятий, а не мнимых и притворных сделок (ст. 9 ФЗ о бухучете).

В настоящий момент компании для учета могут пользоваться как унифицированными формами первичного учета, так и утвержденными самостоятельно, если они закреплены в учетной политике компании. Так к «первичке» относятся следующие документы: договоры, платежные документы, накладные, счета-фактуры, акты и т. п.

Что должны содержать первичные документы

Согласно ФЗ о бухучете формы первичных документов должны содержать следующие реквизиты (ст. 9 ФЗ о бухучете):

• наименование данного документа;
• дата его составления;
• наименование экономического субъекта, который его составил;
• содержание факта хозжизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозжизни с указанием единиц измерения;
• должность лица (или нескольких лиц), который совершил данную сделку (операцию), и ответственного (или сразу нескольких ответственных) за ее оформление или должность лица, который является ответственным за оформление данной операции;
• подписи лиц, которые предусмотрены предыдущим пунктом (с указанием ФИО или иных реквизитов, необходимых для их идентификации).

Важно помнить, что, согласно действующему порядку, первичные документы должны быть оформлены либо по совершении сделки, либо сразу после этого. В свою очередь лицо, которое ответственно за оформление «первички» должно своевременно передать эти документы для их учета. При этом лицо, которое занимается ведением бухучета, не является ответственным за составленные другими лицами данные документы.

Утверждает формы первичных учетных документов руководитель субъекта экономической жизни, но на утверждение формы предоставляет лицо, в обязанности которого входит ведение бухучета.

Составляться «первичка» может как в бумажном виде, так и в электронном при наличии соответствующей электронной подписи.

Какими бывают документы первичного учета

Давайте более подробно разберем, в чем особенности каждого первичного документа, которые использует компания при оформлении сделок и далее в бухгалтерском учете.

Договор – регламентирует права и обязанности непосредственных субъектов сделки. Желательно, чтобы каждая сделка оформлялась договором. Это важно не только для ведения бухучета, но и для легитимности самой сделки, если будет необходимо отстаивать свои права, в т. ч. и в суде. Однако есть такие операции, при которых договор не нужен, например, купля-продажа, ведь документ об оплате в момент совершения данной сделки соответствует заключенному договору.

Счет – документ, который содержит информацию о стоимости, и если клиент ее оплачивает, то, следовательно, он принимает условия договора. Кроме суммы счет также может содержать и другие условия сделки (сроки оплаты, поставки и т. д.). Данный документ не имеет унифицированной формы, а также печать и подпись главбуха на нем не обязательны.

Платежные документы – это такие документы, которые подтверждают факт оплаты. Такими документами могут быть: платежное требование, бланк строгой отчетности (БСО), платежное поручение, товарный и кассовый чек. Так чек выдают при оплате наличными, а платежное поручение в банке при безналичной оплате. Что касается БСО, то их можно применять не в каждой ситуации.

Товарная накладная – это такой документ первичной отчетности, который формируется при продаже товарно-материальных ценностей другой фирме. Готовится она в 2-х экземплярах (один для продавца, другой для покупателя). Данные в накладной и в счете-фактуре должны совпадать. При этом подписи ответственных лиц и печати должны быть на данном документе.

Акт о сдаче-приемке выполненных работ – это документ, который необходим для отчетности при оказании услуг. Он подтверждает стоимость, факт и сроки выполнения данных услуг (работ). То есть акт подтверждает факт выполнения работ, который прописан в договоре.

Счет-фактура – это такой документ, который содержит информацию о сумме денежных средств, а также фактурную часть, то есть сведения из бухучета. Такой документ важен для принятия предъявленных сумм НДС к вычету, он является основанием этого. Поэтому все компании, которые платят НДС должны готовить счета-фактуры (если организация или ИП применяют УСН, ЕНВД или патент, оформлять счета-фактуры они не обязаны). Оформляется он в 2-х экземплярах (один для продавца, другой для покупателя). Подписывается он продавцом товара (или же услуг). Такой документ должен быть оформлен не позднее чем через 5 дней после того, как товар, услуга и т. д. были получены.

Какие первичные документы необходимы при сделке

В первую очередь необходимо сказать, что для каждой сделки может понадобиться свой перечень документов. Однако есть определенный общий порядок. Сначала необходимо заключить договор с покупателем, в котором прописываются все важные детали сделки. Далее продавец выставляет счет, который необходимо оплатить. При наличном расчете выдается кассовый чек (товарный чек или бланк строгой отчетности). А при безналичном расчете у покупателя остается платежный документ, заверенный банком. Кроме того могут быть выставлены клиенту: счет-фактура и товарная накладная. В случае же оказания услуги выдается акт оказания услуг (акт выполненных работ и счет-фактура (при необходимости).