Обособленные подразделения

Подразделение организации, что называется обособленным, является таковым не зависимо от того, отражается ли в организационных, учредительных или правовых документах предприятия его создание, а также вне зависимости от того, какими полномочиями оно наделено. П. 2 ст. 11 НК РФ утверждает, что обособленным подразделением является любое подразделение организации, которое территориально от нее отделено и на месте которого присутствуют стационарные трудовые места. Трудовое место признано стационарным, при условии, что оно создано на период от одного месяца.

Место, где обособленное подразделение предприятия осуществляет свою деятельность, признается местом его нахождения. Открытие такого подразделения, если оно не является представительством или филиалом, на учредительные документы предприятия влияния может не иметь. Отсюда делается вывод, что если предприятие открывает отдаленно от своего места пребывания трудовые места, то открывает обособленное подразделение, которое должно быть вписано в реестр юридических лиц. Об этом факте необходимо сообщить ИФНС. По ст. 55 ГК РФ резиденция – это обособленное подразделение юридического лица, что проводит его защиту, представляет интересы и функционирует вне места его пребывания.

Филиал представляет собой подразделение, что считается обособленным, юридического лица, и выполняет все или часть его функций и находится по иному адресу. Согласно законодательству филиал располагает правом иметь собственное название, которое может включать в себя название организации.

Юридическими лицами представительства и филиалы не являются. Они работают согласно утвержденным для них положениям и располагают имуществом, которым наделяет их юридическое лицо. В качестве самостоятельных субъектов гражданского оборота они не выступают, функционируют от имени организации-создателя, поэтому и все обязательства за работу филиала или представительства ложатся на плечи создавшего их предприятия. Руководителей для филиалов и представительств назначают юридические лица, работают они на основании доверенности и должны быть внесены в уставные документы.

Каждое обособленное подразделение предприятия, что соответствует признакам представительства или филиала, подчинено правовому режиму. Далее будут рассмотрены вопросы, которые встречаются наиболее часто и касаются обособленного подразделения, что не представляются представительством или филиалом.

Уведомление ФНС

Налоговый орган предприятия обязаны уведомлять обо всех обособленных подразделениях, которые созданы в России, исключением являются представительства и филиалы, в период один месяц с даты открытия подразделения. Также уведомлению подлежат изменения относительно ранее поданных данных в период трех дней с даты изменения конкретных данных относительно обособленного подразделения российского предприятия по месту его нахождения. Если предприятие прекратило деятельность посредствам обособленного подразделения, этот момент подлежит уведомлению после прекращения в течение трех суток.

В чем отличие командировки от поездки в обособленное подразделение

Рассмотрим, как согласно законодательства определяется трудовое место. По ст. 209 ТК РФ трудовым является то место, где находится работник или куда он должен прибыть по рабочей необходимости и которое каким-либо образом контролируется работодателем.

Согласно письму Минфина, датированному от 02.08.2013 года, для определения обособленного подразделения конкретные работники, что выполняют определенный вид работ, сроки нахождения работников на стационарных местах и формы организации работ значения не имеют. В этом письме ответа на вопрос о необходимости открытия подразделения обособленного при оказании услуг заказчикам из других регионов и наличии продолжительных командировок сотрудников отсутствует.

Предприятия, которые имеют в своем строении обособленные подразделения, что расположены в пределах страны, должны в налоговом органе поставить на учет каждое обособленное подразделение согласно места его пребывания. Если у налогоплательщика возникают трудности относительно места для постановления на учет, то данное решение принимает налоговый орган, основываясь на поданных данных. Данное утверждение зафиксировано в ст. 83 п. 9 НК РФ. Данными, влияющими на это решение, является информация о месте нахождения организации и о месте проведения ее деятельности. Т.е. данные, на основании которых ведется деятельность компании. Таким образом, если начальство компании не может определиться с конкретной позицией относительно необходимости открытия обособленного подразделения, оно располагает правом подать заявку в налоговую инспекцию, которая и определит необходимость открытия обособленного подразделения.

Примерно ту же позицию занимает Минфин о создании обособленных подразделений при оформлении с дистанционными работниками трудовых договоров. Письмо, датированное 17.07.2013 года, определяет, что собой представляет дистанционная работа. Итак, данный термин применим для выполнения трудовых функций согласно трудового договора не в месте нахождения работодателя, представительства, филиала, подразделения структурного, стационарного трудового места, объекта либо территории, что расположены при контроле работодателя, если выполняется условие о трудовой функции и сотрудничестве между работодателем и работником относительно выполнения работы, сети общего использования информационно-телекоммуникационного использования, сюда относится и интернет. Об этом более подробно можно прочитать в ст. 312.1 ТК РФ. Здесь описаны признаки, которые имеют отличительные черты от признаков подразделения обособленного, что указаны в п. 2 ст. 11 ТК РФ.

Если налогоплательщик затрудняется в определении места для постановления на учет в каком-либо налоговом учреждении, то решение принимает сам налоговый орган, исходя из предоставленных данных. Это утверждение содержится в п.9 ст. 83 Кодекса. Для этого налогоплательщик должен сделать запрос в налоговую инспекцию по месту осуществления работы предприятия или по месту его нахождения. Она и примет соответствующее решение на основании документов о выполняемых работниками дистанционных работах. Такое же прошение нужно подать в ФСС. Минфин в письме от 04.07.2013 года придерживается такой же позиции. Впрочем, это и так очевидно. Подписание трудового соглашения с отдаленным работником не влечет за собой образование стационарного трудового места, ведь все функции работник выполняет за пределами такого места, что располагается под контролем работодателя. Отсюда вывод, подразделение компания-работодатель не открывает, т.к. условия п.2 ст.11 НК РФ не выполнены.

Обособленное подразделение и касса

Обособленное подразделение обязуется вести книгу кассы при условии, что у него происходят кассовые операции. Основным законодательным актом в данном положении является «Порядок осуществления кассовых операций с монетами и банкнотами в пределах РФ» от 12.10.2011 года. А конкретно п. 2.5 абзаца 9. Здесь сказано, что по каждому подразделению листы кассовой книги должны быть подобраны и брошюрованы юридическим лицом. Все записи в книге кассового учета по приходным и расходным кассовым ордерам, что оформляются на выдачу и получение наличных средств, должны быть выполнены кассиром. После того, как на конец рабочей смены в кассовой книге выведен остаток наличных средств, лист за этот рабочий день должен быть доставлен юридическому лицу не позже следующего рабочего дня.

Таким образом ФНС в письме от 17.05.2013 года определило четкую обязанность ведения кассовой книги, где должны быть учтены наличные деньги, что поступают, не только предприятием, но и отдельно взятым обособленным подразделением предприятия.

Такой же вывод от 19.03.2013 года сделал суд. При нарушении порядка заполнения и ведения операций по кассе, которые выражаются в неверном оприходовании наличных средств или неоприходовании их вовсе, караются наложением штрафных санкций административного характера. Должностным лицам штраф составляет от 4000 до 5000 рублей, юридическим – от 40000до 50000 рублей. Эти моменты прописаны в ст. 15.1 ч. 1 КоАП РФ.

Правила оформления документов для обособленного подразделения.

Счет-фактура

Каждому бухгалтеру известно, что согласно п. 3 ст. 169 НК РФ плательщик НДС в нашей стране должен выставлять счета-фактуры, вести учет, как выписанных, так и входящих счетов-фактур, вести книги покупок и продаж. Но, исходя из ст. 143 НК РФ, подразделение обособленное российской организации не есть плательщик НДС. Если организации реализуют свои товары, работы, услуги посредствам обособленных подразделений, то и счета-фактуры согласно этих действий должны быть выписаны от имени организации обособленным подразделением. Минфин 03.04.2012 года дало разъяснение по этому поводу. При заполнении счета-фактуры по реализованному товару обособленным подразделением в строке 26 должен быть вписан ИНН предприятия, строка 3 должна содержать почтовый адрес и наименование обособленного подразделения, КПП вписывается также обособленного подразделения.

Кроме того, компании с обособленными подразделениями нумерации счетов-фактур устанавливать самостоятельно не имеют права. Номер ему дается согласно общему хронологическому порядку, который дополняется индексом подразделения, присвоенным организацией и прописанным в учетной политике. Такой порядок дел установлен 26.12.2011 года в Постановлении Правительства РФ, п. 1 документом «О заполнении и ведении документов, что используются при расчете налога на добавленную стоимость» при условии, что предприятие реализует товары или имущественные права посредствам обособленных подразделений, когда порядковая нумерация счета-фактуры вписывается через разделение чертой с цифровым индексом подразделения, который для целей налогообложения должен быть прописан в учетной политике.

Доверенности и товарные накладные

По ст.9 закона № 402 бухгалтерского учета все события хозяйственной деятельности должны подтверждаться первичными документами, которые должны составляться по событию. Если же это не возможно, то документ должен быть выписан по окончанию события.

Если обособленные подразделения выписывают накладные и акты, в них должны быть указаны название предприятия и должностные лица, что совершили операцию по доверенности, которую выдало уполномоченное лицо компании.

Если в документе требуется указать адрес, то нужно указать местонахождение подразделения и юридический адрес главной организации. Для примера, при использовании формы ТОРГ-12 строка «организация-грузоотправитель, адрес» должна содержать название компании и юридический адрес, а строка «структурное подразделение» - имя и адрес подразделения.

Наличие первички до сих пор остается необходимым, не смотря на то, что некоторые унифицированные формы первичных документов с 2013 года не обязательны к применению. В первичке согласно все того же закона, п. 2 ст. 9 присутствует перечень необходимых реквизитов. К ним относятся:

• название документа;
• дата его составления;
• название субъекта, что составил документ;
• факт хозяйственной деятельности;
• величина измерения по факту хозяйственной деятельности, указание единицы измерения;
• должностные лица, что совершили сделку, ответственные за точность выписки документа;
• подписи, фамилии или другие реквизиты ответственных лиц.

Доверенность на получение товара, документа или другого ценного груза при оформлении ее на сотрудника предприятия в обязательном порядке должна быть выдана главной организацией или же должна быть нотариально заверена, при условии, что руководитель подразделения имеет полномочия на передоверие.

По закону доверенность – это письменное разрешение, что выдается одним лицом другому на представительство перед третьими лицами. Документ от юридического лица должен быть оформлен с подписью руководителя предприятия или иного лица, что уполномочено на это уставными бумагами. Обязательно должна прилагаться печать организации.

Согласно закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 3 ст. 40 и закона «Об акционерных обществах», п. 2 ст. 69 единственный исполнительный глава общества это его директор или генеральный директор. Этот человек вправе представлять интересы общества, действовать от имени общества, совершать сделки от имени общества без наличия доверенности на эти действия.

Из этого положения следует, что все остальные сотрудники компании лишь по доверенности, что выдана руководителем, имеют право на представление интересов. Отсюда вывод, если какой-либо сотрудник перед третьими лицами представляет интересы компании, его полномочия в обязательном порядке должны быть подтверждены доверенностью, которая выдается руководителем предприятия. Заверить такой документ могут нотариусы Москвы.

Доверенность, выданная руководителем компании, который сам действует по доверенности, должна быть нотариально заверена. Об этом сказано в п. 3 ст. 187 ГК РФ.