Электронные трудовые книжки: что ждет работодателей в 2020 году

В будущем году произойдет переход на новый формат трудовых книжек, электронный. Это событие анонсируется как предоставление работникам возможности регулярно и в удобной форме получать данные о собственной рабочей биографии, а работодателям – усовершенствовать кадровый учет.

Рассмотрим, что собой представляет новый способ учета основных фактов трудовой деятельности, какие преимущества он дает и к чему стоит готовиться работодателям.

Нормативная база для нововведения

Недавно Госдума приняла в первом чтении 3 законопроекта, которые стали основной для отказа от бумажных книжек в пользу цифровых. В соответствии с ними пересматривается Трудовой кодекс в части внедрения электронной формы фиксации данных о работе. В КоАП вносятся поправки, касающиеся привлечения работодателя к ответственности за несвоевременное предоставление данных, их неполноту и несоответствие действительности. Пересматривается также закон, регулирующий вопросы персонифицированного учета.

Преимущества электронных книжек

• Сводятся к минимуму риски, связанные с ошибками, неточностями и недостоверностью данных о работе.
• Персонал получает информацию о своей работе оперативно и в удобной форме.
• Снижаются расходы на покупку книжек на бумажных носителях, их хранение и ведение.
• Расширяются возможности соискателей по устройству на работу дистанционно.
• Данные из электронных книжек смогут использоваться для предоставления госуслуг.
• Появляется возможность назначать пенсии без необходимости подавать документы в бумажном виде на основе лицевых счетов.
• Повышается сохранность сведений и уровень безопасности.
• Государственные органы и работодатели могут проводить более качественный анализ данных о трудовой деятельности.

Как будет действовать система?

Электронные книжки начнут формироваться уже в будущем году. Переход на такой формат фиксации данных о работе будет добровольным для всех работающих лиц. Обязательным он станет для тех, кто трудоустроится с 2021 года. Все, что касается их работы, будет фиксироваться только в электронной форме без бумажного эквивалента.

Всем остальным лицам предоставляется возможность до конца 2020 года обратиться к работодателю и заявить о своем желании сохранить книжку в бумажном виде. В таком случае документ будет вестись в двух вариантах одновременно. Если не подавать заявление, работнику выдадут трудовую книжку на руки, и данные обо всех изменениях в трудовой биографии с 2021 года начнут фиксироваться исключительно электронно.

Какие данные будут включаться в документ? 

При переходе на цифровой формат трудовых книжек практически полностью сохранится объем информации, которая в них содержится. Из такого документа можно будет узнать следующее.

• Название организация, в которой работает владелец книжки.
• Периоды работы.
• Занимаемая должность (профессия, специальность).
• Квалификационный уровень (категория, класс, разряд).
• Даты назначения на должности, перевода на другую работу и прекращения трудовых отношений.
• Основания для увольнения.

Как работник сможет получить сведения?

Данные будут доступны в личном кабинете на сайте ПФР и на портале Госуслуг. Кроме того, их будут предоставлять на бумажном носителе при обращении с заявкой в одну из таких инстанций:

• местный орган ПФР;
• последний работодатель;
• Многофункциональный центр госуслуг.

Предоставленные данные работник сможет сохранить, отправить по электронной почте или распечатать.

К чему готовиться работодателям?

С начала будущего года работодателям нужно будет каждый месяц в обязательном порядке подавать в ПФР данные на своих работников. Именно они лягут в основу электронных книжек.

Передача информации будет осуществляться в том же порядке, который сегодня используется для обмена данными между ПФР и работодателями страны.

В связи с изменением порядка фиксации сведений о работе работодатели будут направлять письменные уведомления об этом своим работникам и одновременно сообщать им о возможности сохранения бумажного документа.

Если возникнет такая потребность, нужно будет пересмотреть локальные акты организации, регулирующие ее деятельность, и внести соответствующие коррективы.

С 2021 года при приеме на работу и увольнении у работодателя будет один рабочий день с даты издания распоряжении (приказа) об этом для извещения ПФ.

Как нужно будет действовать при сбоях?

По словам представителей ПФР, проблем в работе сервиса не возникнет, так как информационная система прошла аттестацию и полностью отвечает требованиям действующего законодательства. Вся информация надежно защищена, поэтому взломы системы и сбои в ее работе, которые могут привести к потере или искажению данных, практически исключены.

См. также: