Должностная инструкция: инструкция по применению

Для чего необходима должностная инструкция?

Должностная инструкция — главный документ, который призван определять функциональные обязанности, права, ответственность и взаимодействие работников. Разработка подобной инструкции — задача не из легких, даже если у вас под рукой шаблон должностной инструкции. Сложность ее усложняется в разы, если большая организация предусматривает составление десятков или сотен таких документов: должностная инструкция директора, должностная инструкция бухгалтера, должностная инструкция менеджера...

Данная статья предполагает рассмотрение вопросов, касающихся структуры должностной инструкции, ее состава, оптимизации процесса разработки документа, а также способы привлечения к этому процессу управленческого персонала. Главный вопрос, на который мы призваны ответить данным материалом: что такое должностная инструкция, зачем нужна должностная инструкция м как составить долностную инструкцию. Итак, поехали.

Должностная инструкция — нужна ли она?

Ситуация, когда на замечания со стороны руководителя отдела, кающиеся некорректного выполнения функций, подчиненный отвечает вопросом: «А где указано, что я обязан это выполнять?» — уже давно не нова в сфере бизнеса.

И в самом деле, если обязанности работника нигде конкретно не прописаны или он при приеме на работы был с ними не ознакомлен, то и исполнять он их не может в силу незнания. Большое количество компаний экономят время и силы на подобных «мелочах». В результате обязанности работника сформулированы либо некорректно, либо расплывчато. Начинающая компания, не имеющая большого количества работников, более легко лавирует в подобной ситуации. Она имеет возможность лично разъяснить каждому сотруднику круг обязанностей и дополнительно обсудить спорные моменты.

На практике к должностной инструкции возникает двоякое отношение. Одни относят ее к разряду «ненужных бумаг», которые замедляют рабочий процесс. Другие считают, что должностная инструкция (скачать образец) — неприкасаемый документ, который не терпит изменений. В таком же положении находились должностные инструкции советской эпохи. Писались они в то время формально, сопровождаясь множеством ссылок на нормативные документы, которые спускали разнообразные министерства. Должностные инструкции той эпохи были однотипными для каждой отрасли.

Изменившиеся экономические условия поспособствовали пересмотру взглядов и на должностные инструкции. Бизнес может стать прибыльным только в том случае, если организации максимально рационально будет использовать все свои ресурсы, включая человеческие. Чтобы работа сотрудников была наиболее эффективной, должностная инструкция должна грамотно регулировать их действия. Должностная инструкция четко устанавливает «правила игры» для работника, подробно фиксируя ряд функциональных обязанностей, иерархию подчиненности, ответственность, права, а также уровень взаимодействия с иными работниками и отраслями деятельности компании. Грамотная должностная инструкция требует к себе особого внимания.

Многие небольшие компании развиваются так называемым «естественным образом», когда каждый знает, что он делает и к чему стремится. Но наступает момент, когда подобное распределение просто необходимо засвидетельствовать документально. Для этого идеально подходят внутренние организационно-распорядительные документы компании.

Особенности должностных инструкций

Должностная инструкция имеет ряд особенностей. Одна из них — отсутствие «привязки» к характеристике конкретного сотрудника. Определение требований к должности формируется вне личности сотрудника, который будет ее занимать. Главная задача должностной инструкции — разъяснить работнику, что конкретно он обязан выполнять, определить его обязанности, а также права. В сфере управления считают, что должностная инструкция в обязательном порядке должна быть составлена на каждую штатную должность компании, иметь безличный характер, а также подписываться сотрудником при заключении контракта (трудового договора).

Должностные инструкции используют на всех этапах привлечения работников к труду и их деятельности в компании.

При кастинге сотрудников в организации, должностные инструкции включают сведения, которые необходимы для организации качественного выбора сотрудников. Основной критерий — соответствие кандидатов требованиям, которые предъявляет организация.

При вливании в работу нового работника во время адаптационного периода в организации основой для составления контракта выступает должностная инструкция. Благодаря этому сотрудник оперативно знакомится с кругом своих обязанностей и прав на рабочем месте, а также активно внедряется в деятельность компании.

При ранжировании работ в соответствии со сложностью, а также составлении компенсационных пакетов для сотрудников разных уровней в организации иерархическое выстраивание работ и постов на основе должностных инструкций способствует более рациональному построению системы премирования и иного рода вознаграждений за качественный и высококвалифицированный труд.

С целью быстрого и качественного управления работой служащих организации должностная инструкция является руководством к действию в первую очередь для самого работника. Она определяет, какие действия ожидают от работника, а также критерии оценки результатов деятельности. Если работник принимает участие в обсуждениях должностной инструкции, то он имеет право влиять на условия, организацию, критерии оценки своей трудовой деятельности.

Для мониторинга деятельности или аттестации работников в соответствии с должностной инструкцией происходит анализ и оценка результатов деятельности сотрудников, а также его соответствие должности, которую он занимает. Также должностная инструкция регулирует принятие кадровых решений о карьерном росте, перемещении, освобождении от занимаемой должности, внесении в запас руководящего аппарата, направление на курсы повышения квалификации и др.
Для определения необходимости в дополнительном обучении должностная инструкция является ориентиром для последующего повышения профессионализма специалистов, а также для последующей их переподготовки.
Категория, уровень и правовой статус работника влияют на название структурных элементов должностной инструкции.

Примером этого можно назвать:

• для компании, ее структурных подразделений подготовка положений включает должностные инструкции первого руководителя организации, его заместителей, главных специалистов и руководителей отделов;
• для работников и специалистов подготавливаются должностные инструкции;
• деятельность работников хозяйственных и вспомогательных служб регулируется функциональными обязанностями.

Структура и содержание должностной инструкции

Должностная инструкция традиционно состоит из разделов:

1. общие положения;

2. должностные обязанности;

3. права;

4. ответственность;

5. квалификационные требования;

6. необходимые знания;

7. взаимодействия.

• категорию, к которой относится должность: «наименование должности» — руководитель, специалист и др. (скачать должностную инструкцию руководителя);
• подчиненность: функциональное подчинение, линейное;
• порядок, в соответствии с которым происходит назначение на должность или освобождение от нее: назначение на пост «наименование поста» и увольнение происходит в соответствии с приказом директора организации после представление непосредственным руководителем;
• условия замены работника на определенной должности в результате временной нетрудоспособности или отсутствия основного работника.

Раздел «Должностные (функциональные) обязанности» содержит описание видов деятельности, которые входят в круг обязанностей того или иного сотрудника в соответствии с его должностью. Это самый объемный раздел. Он составляет примерно 60 процентов от всего документа. Перечисленные в нем функции в обязательном порядке должны соответствовать задачам должности и квалификации сотрудников. Кроме перечня обязанностей этот раздел включает информацию, которая оговаривает частоту выполнения обязанностей сотрудником. Она может быть постоянной, еженедельной, ежемесячной, по распоряжению начальника и т. д.

Раздел должностной инструкции «Права» содержит детальную информацию о правах, которыми работник уполномочен, чтобы эффективно достигать задач, которые перед ним ставятся руководством. Схема этого раздела традиционно следующая:

• право сотрудника самостоятельно принимать решения (перечень вопросов, которые сотрудник вправе решать без вмешательства вышестоящего руководства);
• право получать сведения, в числе которых находятся и конфиденциальные, которые способствуют полноценной квалифицированной работе сотрудника (кроме банального перечисления сведений могут оговариваться и дополнительные условия их получения. В большей степени это касается коммерческих предприятий);
• право контроля (перечень вопросов, а также деятельности иных сотрудников, которые должны держаться под пристальным контролем сотрудником на данной должности);
• право требования выполнения с подчиненных тех или иных действий, а также право давать указания и следить за их неукоснительным выполнением;
• право на подпись, согласование и утверждение документов определенных видов (особо тщательно следует прописать в должностной инструкции право подписывать документы финансового характера, а также бумаги, которые направляются в иные организации от лица компании).

В данном разделе также необходимо сказать о праве сотрудника предлагать мероприятия, направленные на совершенствование его деятельности. Также можно указывать право работника принимать участие в разнообразных рабочих группах, осуществляющих подготовку и реализацию разнообразных проектов, а также разработку совместных решений, которые будут направлены на реализацию поставленных целей как перед подразделением, так и перед всей компанией в целом.

Кроме всего этого, в разделе могут содержаться права, общие для всех работников, вне зависимости от занимаемой должности:

• право получать установленные виды компенсаций за свой труд;
• право на организацию комфортных условий труда;
• право повышать уровень своей квалификации;
• право максимально развивать и реализовывать свои профессиональные способности.

Здесь можно перечислить общие законодательные и нормативные акты, внутренние кадровые документы компании, которые регламентируют ответственность работника на той или иной должности.

Уместно здесь и указание основных критериев и показателей, в соответствии с которыми будет производиться оценка успешности осуществления подчиненными поставленных перед ними задач. Критерии и показатели должны быть сформулированы конкретно и грамотно, в соответствии с должностными обязанностями работника. К примеру:
достижение в соответствии с планом показателей работы (объемы продаж, качество услуг и изделий);
неимение ошибок и служебных сбоев;
неимение жалоб, претензий и упреков из уст руководства или посетителей;
грамотное использование требований и иных нормативных документов в профессиональной деятельности;
исполнение должностных обязанностей в указанное время;
выдерживание временных рамок, отведенных на выполнение того или иного задания руководства.

Раздел «Квалификационные требования» содержит информацию об образовании, квалификации, опыте и необходимой специализации, которая необходима для всестороннего и качественного выполнения всех видов работ, предусмотренных в должностной инструкции.

Раздел «Необходимые знания» содержит информацию о дополнительных знаниях, умениях и навыках работника сверх квалифицированных требований, которые необходимы в реальных условиях деятельности организации. Они вызваны рядом факторов: особенностей нормативных документов, внутренних процедур, оборудованием и материалами, инструментарием и т. д.

Раздел «Взаимодействия» должен содержать подробную информацию о способах взаимодействия и обмена информацией работников с иными должностными лицами в своем отделе, между отделами и с иными организациями. Необходимо очень точно указать перечень постоянных действий работника, а также оговорить возможные внештатные ситуации и алгоритм действий в них. К примеру, товар со склада может быть отпущен кладовщиком только по накладной, оформленной менеджером отдела сбыта и бухгалтером. Это штатная ситуация. Но может быть и нештатная ситуация. Если сроки поставки срываются поставщиком, то менеджером отдела снабжения должны быть выяснены у поставщика причины такого положения дел и сроки поставки. После этого полученная информация должна быть доведена до сведения всех заинтересованных подразделений.

Крупная компания имеет ряд особенностей разработки должностных инструкций.

Практически все кадровики (современное название — эйчары) приходят к моменту, когда они вынуждены составлять должностную инструкцию. Некоторые учебники по HR-менеджменту утверждают, что составлять должностные инструкции в любой компании обязан именно эйчар. Это вполне рационально, когда организация невелика и насчитывает не более 20 сотрудников. В таком случае основная обязанность эйчара состоит в проведении анализа, описании спектра работ, а также грамотного составления на основании полученных сведений должностной инструкции. Но если организация более обширна, имеет матричную структуру, и у нее в штате работают не менее 100 работников? В данном случае работа эйчару не под силу. Функции кадровика на себя должны возложить руководитель отделов. Они должны заняться составлением стратегических планов развития своих отделов, где работа сотрудников — ключевой ресурс организации.

Важно помнить, что должностная инструкция — это не закон, который не терпит изменений. Должностные инструкции должны находиться в постоянном движении. В соответствии с изменением целей и задач организации, должны корректироваться и должностные инструкции. Их необходимо постоянно уточнять и дополнять, пересматривая определенные пункты. В таком случае эйчар должен способствовать линейным менеджерам в грамотном оформлении документа, которые должны соответствовать требованиям к документообороту стандартов ISO или внутрикорпоративным правилам. Главная задача эйчара — участие в разработке типовых форм внутренних документов, а затем и последующее обучение всех менеджеров организации работе с этими документами.

Первый шаг на пути разработки должностных инструкций для работников компании — составление плана, где эйчар должен отразить все этапы проекта, перечислить лиц, которые несут ответственность за выполнение каждого из них, а также указать конкретные сроки осуществления каждого этапа.

Осуществление проекта разработки огромного количества должностных инструкций в большой компании планируется и производится поэтапно. Последовательность может быть самой разной.

Оценка ресурсов, необходимых для осуществления проекта, определение задач, сроков из осуществления, а также ответственных за выдерживание сроков.

Предварительно необходимо провести оценку потребности во временных, материальных и кадровых ресурсах. Консультантами во время разработки должностных инструкций должны выступать юристы и представители службы безопасности. Главным моментом во время реализации проекта является поддержание эйчаром связи со всеми лицами, которые принимают участие в этом, и оказанием им консультативно-методической помощи.

Немаловажно и получить поддержку топ-менеджеров, а также утвердить план осуществления проекта у руководства организации.

Чтобы успешно осуществить планы, эйчар должен организовать и согласовать с руководством организации проведение заседания, где будет осуществлено обсуждение проекта разработки и введение в действие должностных инструкций. Далее следует подготовка анкеты с целью собрать необходимую информацию от линейных менеджеров, разработка инструкции по ее заполнению.

Анкета, которую должны заполнить линейные менеджеры, должна быть подготовлена в полном соответствии с содержанием будущих должностных инструкций. Вопросы необходимо формулировать четко и однозначно. Во время разработки анкеты должны быть продуманы порядок анализа и обработки полученной информации.

Проведение совещания с линейными менеджерами осуществляется с участием вышестоящего руководства организации, во время которого необходимо указать конкретную мотивацию деятельности линейных менеджеров в сфере разработки должностных инструкций. При этом необходимо указать на конкретные преимущества из использования для самих менеджеров.

После определения участников проекта, распределения их функций и зон ответственности, возникает необходимость вовлечения линейных менеджеров в процесс непосредственной разработки должностных инструкций. С этой целью собираются все руководители отделов. При значительных масштабах организации можно прибегнуть к помощи руководства компании. Основной темой совещания в таком случае должно стать ознакомление эйчаром менеджеров о способах использования должностной инструкции как инструмента управления. Необходимо остановиться на таком моменте, что имея должностную инструкцию, руководителю не придется несколько раз останавливаться на объяснении должностных обязанностей подчиненному. К тому же адаптация новых работников будет проходить более продуктивно, а работа с людьми наладится более тесно.

Выражаясь доступным языком, эйчар должен умело прорекламировать проект, чтобы менеджеры дали свое согласие на участие в нем, заинтересовав их конечным результатом. Первая встреча должна закончиться сообщением этапов и сроков, в которые проект должен быть реализован.

Во время совещания должна также осуществиться проработка с управляющими инструкции по заполнению анкеты, рассмотрены спорные вопросы, а также вместе со всеми заполнена одна анкета в качестве образца.
Контроль заполнения анкет в отделах.

Важный момент — постоянное отслеживание сроков и качества заполнения анкет, корректирование вероятных недочетов. Сбор анкет и последующий анализ полученной информации, а далее на ее основе подготовка комплектов должностных инструкций для каждого отдела. Эти инструкции должны пройти согласование с линейными менеджерами. Если возникает необходимость, то вносятся соответствующие коррективы.

Разработать должностные инструкции для работников отделов на основе информации, полученной из заполненных анкет весьма проблематично. В особенности, когда во время анализа полученной информации возникают «неувязки». Чаще всего проблемы возникают с описаниями зон ответственности, порядком взаимодействия и функциями некоторых работников. Решить подобные вопросы можно лишь при помощи линейных менеджеров путем внесения соответствующих изменений в исходные варианты должностных инструкций.

Утверждение должностных инструкций

Утверждение должностных инструкций происходит приказом по организации.

Должностные инструкции в окончательном варианте утверждаются приказом по компании, а уже после этого вводятся в действие. Подготовить приказ — также задача кадровика.

Должностные инструкции, которые грамотно и четко составлены — основа управленческой системы персоналом в любой компании. Это помощь как руководству, так и менеджеру по персоналу в построении фундаментальной системы управления на предприятии.

См. также: