Документы при увольнении сотрудника

Какие документы выдать работнику при увольнении

В случае увольнения работника организации сотруднику отдела кадров стоит придерживаться следующего алгоритма действий:

• Подготовить приказ об увольнении;
• Выдать трудовую книжку и остальные документы непосредственно в день увольнения;
• Осуществить выплаты положенных данному сотруднику денежных средств.

Так, например, что делать если сотрудник, выбравший вашу организацию первым местом работы, увольняется до получения документа от Пенсионного Фонда? Необходимо ли отдавать увольняющимся медицинские книжки и документы об образовании, если они были получены за счет организации? И многие другие тонкости…

Работник уволился до того, как получил свидетельство пенсионного страхования

При поступлении на работу сотрудник предъявляет работодателю ряд документов, среди которых в соответствии с 65 статьей ТК РФ должно быть свидетельство об обязательном пенсионном страховании. При условии, что работник заключает трудовой договор впервые, действия по оформлению страхового свидетельства ложатся на плечи работодателя. После однократного оформления этого документа, который выдается пенсионным фондом каждому застрахованному лицу, пенсионное свидетельство находится у сотрудника. Документ об обязательном пенсионном страховании содержит информацию об индивидуальном страховом номере лицевого счета, анкетные данные сотрудника и дату его регистрации.

При оформлении страхового свидетельства вновь поступившему сотруднику специалист отдела кадров обязан не позднее двух недель с момента подписания трудового договора предоставить в отделение пенсионного фонда анкету, заполненную новым работником. Открытие лицевого счета и оформление страхового свидетельства непосредственно в самом Пенсионном фонде занимает порядка трех недель со дня подачи заявления. Готовый документ необходимо вручить работнику не позднее, чем через неделю с момента получения его в ПФР. Таким образом, с момента принятия нового сотрудника на работу до момента выдачи ему оформленного страхового свидетельства проходит от четырех до шести недель. Если за указанный период до получения страхового свидетельства новый работник принял решение оставить организацию, то выдав ему все документы при увольнении, не стоит забывать о том, что получить готовое страховое свидетельство для него все-таки придется. Необходимо будет связаться с уже бывшим сотрудником и известить о возможности получения готового документа. Сделать это лучше всего в письменной форме, отправив по оставленному адресу уведомление о вручении пенсионного свидетельства.

Документы при увольнении сотрудника. Пример

Некая девушка Маша К. впервые устроилась на работу. В соответствии с ТК РФ работодатель подал заполненную анкету в отделение ПФР. За время, которое необходимо для оформления страхового свидетельства, Маша К. приняла решение уйти из организации и расторгла трудовой договор. А еще через месяц решила обратиться в организацию с досудебной претензией по поводу невыдачи ей свидетельства обязательного пенсионного страхования. По слова девушки именно это послужило причиной того, что она не смогла трудоустроиться на новую работу, а ущерб, вернее — упущенную прибыль, бывшая сотрудница организации оценила в среднюю заработную плату с момента увольнения. После отказа организации в выплате она обратилась в ГИТ. Инспектору, который проводил проверку, работодатель предъявил копию извещения о возможности получения документов, высланную по адресу Маши К., а так же переписку с ПФР, что подтвердило безосновательность претензий бывшей сотрудницы.

Работник при увольнении забрал медицинскую книжку, оформленную работодателем

Многие организации, связанные с пищевой промышленностью, общепитом, бытовым и коммунальным обслуживанием населения, педагогической деятельностью обязаны соблюдать определенные санитарно эпидемиологические нормы. Одним из требований является обязательное наличие медицинской книжки у каждого сотрудника. Именно туда, в эту медицинскую книжку, вносятся данные регулярных осмотров и обследований сотрудника, и вполне естественно, что все это стоит денег. Оплачивает эти расходы работодатель, в соответствии со статьями 266 и 213 ТК РФ.

Что следует знать о медицинской книжке? Хранится этот документ непосредственно у работодателя, но по требованию работника выдается ему на руки. Медицинская книжка входит в выдаваемые документы при увольнении работника, и после расторжения трудового договора остается у бывшего сотрудника и переходит с ним на новое место работы.

Документы на увольнение сотрудника. Пример

После увольнения из ресторана Григорию С. не была выдана медицинская книжка. Возможно, он не знал, какие документы при увольнении должны были ему выдать, а администрация ресторана не торопилась отдать Григорию С. этот документ. После увольнения, молодой человек попытался трудоустроиться в другую организацию общепита, но получил отказ, мотивированный отсутствием на руках необходимой для оформления медицинской книжки. В таком случае судебный иск о возмещении неполученной заработной платы прежнему работодателю был безоснователен. Решение суда об отказе Григорию С. в его претензиях к прежнему работодателю было мотивированно тем фактом, что прохождение медицинского осмотра перед приемом на работу должен был оплатить новый работодатель.

Работодатель при увольнении не отдал документ об образовании, потому что оплатил обучение работника, а тот не отработал положенного срока
Многие организации заинтересованы в повышении уровня образования своих сотрудников. Для того, чтобы вложенные в работника деньги окупились, на основании 198 статьи ТК РФ организация заключает с ним ученический договор на переобучение или профессиональное обучение с отрывом, либо без отрыва от основной рабочей деятельности. Одним из условий такого договора является пункт об обязательствах обучающегося сотрудника проработать в организации определенный период времени после окончания обучения. При этом забрать полученный сотрудником документ об образовании нельзя.

При отказе работника выполнять условия ученического договора, он обязан как компенсировать работодателю по требованию всю полученную за время обучения стипендию, так и возместить прочие расходы по образованию. Осуществляется это в соответствии с 207 статьей ТК РФ, и если решение о компенсации не вызывает возмущения ни у одной из сторон, то заключается соглашение о добровольном возмещении ученических расходов.

Обратите внимание

Если на момент обращения за пособием у работника отсутствует справка о доходах, то пособие назначается на основании имеющихся документов и сведений. Пересчет происходит при наличии свежих данных после предоставлением сотрудником актуальной справки о доходах.

Работодатель не выдал справку о среднем заработке

Среди документов, выдаваемых сотруднику при увольнении, работодатель должен выдать сотруднику справку о среднем заработке. Как правило, это происходит в день расторжения трудового договора и прекращения трудовой деятельности. В случае начисления пособия в связи с временной нетрудоспособностью по беременности и родам, начиная с января 2011 года, при расчете учитывается доход сотрудника за предыдущие два рабочих года.
Зачастую при приеме на работу сотрудники отдела кадров предлагают соискателям список документов, необходимых для приема на работу. Логично и оправданно включение в этот перечень и справки о среднем заработке, хотя этот пункт и не регламентирован ТК РФ. Обязательный список в соответствии с 65 статьей ТК РФ включает следующие пункты:

• Документ, удостоверяющий личность (чаще всего паспорт);
• Трудовая книжка (за исключением работников — совместителей и тех, кто заключает трудовой договор впервые);
• Страховое свидетельство об обязательном пенсионном страховании;
• Военный билет для мужчин призывного возраста и военнообязанных;
• Документы об образовании, повышении квалификации, наличии специальных знаний при необходимости;
• Справки об отсутствии судимостей необходимы при приеме на работу, которая несовместима с любыми нарушениями закона;
• В соответствии с данным списком, отсутствие у соискателя справки о среднем заработке с прежнего места работы не является поводом для отказа в вакансии.

Если ситуация складывается так, что работодатель не имеет возможности вручить требуемую справку о среднем заработке бывшему сотруднику непосредственно в день увольнения, он обязан связаться с ним позже. Необходимо направить бывшему работнику официальное уведомление о возможности забрать этот документ лично, либо согласие получателя на пересылку справки о среднем заработке по почте.

Справка о среднем заработке сотрудника Образец